Algemene Voorwaarden SO Office & Energy VOF

Toepassingsgebied

Alle rechtsverhoudingen met handelsnaam SO Office & Energy, met maatschappelijke zetel te Steenstraat 100C, B-8700 Tielt, ondernemingsnummer 1032.909.520, btw nummer BE1032.909.520, info@soofficeenenergy.be, www.soofficeenenergy.be, (verder genaamd ‘SO Office & Energy’) en de klant worden beheerd door onderhavige algemene voorwaarden.

Wijzigingen aan deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan SO Office & Energy indien zij deze op voorhand uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en facturen met betrekking tot zowel administratieve dienstverlening als technische werkzaamheden (waaronder plaatsing en onderhoud van warmtepompen, airconditioning en koelinstallaties), tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang.

SO Office & Energy behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden door de klant worden aanvaard.

Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 1 april 2026 geüpdatet.

De offerte

De offerte van SO Office & Energy is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij SO Office & Energy en is slechts geldig ten aanzien van de (rechts)persoon/personen aan wie de offerte gericht is. De offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat in de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van één maand na datum van de offerte. SO Office & Energy heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de klant het recht om fouten in de offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de klant heeft verstrekt.

De offerte omvat enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk ingevolge een wijziging van de opdracht door de klant, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden. Meerwerk gebeurt dus desgevallend en indien aanvaard door SO Office & Energy aan een meerprijs die eventueel expliciet in de offerte is bepaald.

Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt uitsluitend tot stand nadat SO Office & Energy de aanvaarding van de offerte door de klant schriftelijk heeft bevestigd. SO Office & Energy zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van SO Office & Energy.

Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na bevestiging hiervan door SO Office & Energy. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.

Verwerking van persoonsgegevens en klantenreferentie

SO Office & Energy zal uw persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. SO Office & Energy verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid op haar website te raadplegen via volgende www.soofficeenenergy.be. Het privacybeleid kan steeds op eerste verzoek worden bekomen. Ook de klant verbindt er zich toe de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens te respecteren en zo nodig SO Office & Energy hiertoe te vrijwaren. Wanneer SO Office & Energy persoonsgegevens dient te verwerken in opdracht van de klant, is de bijlage (a) van de verwerkersvoorwaarden van toepassing.

De klant geeft aan SO Office & Energy de toestemming om diens handelstekens, zoals naam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten. De klant kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen, waarna de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.

Annulatie

Bij annulatie van een opdracht behoudt de onderneming zich het recht voor om reeds gemaakte kosten en uitgevoerde prestaties aan te rekenen.

Voor overeenkomsten van bepaalde of onbepaalde duur kunnen beide partijen de overeenkomst opzeggen per aangetekend schrijven mits het respecteren van een opzegtermijn van één (1) maand. In geval van uitstel van de start van de overeenkomst door de klant met meer dan zes (6) maanden, zal SO Office & Energy het recht hebben dit uitstel als een annulatie te beschouwen. De partij die geheel of gedeeltelijk afziet van de naleving en de overeenkomst onmiddellijk verbreekt, zal, behoudens in de situatie voorzien in artikel 13 hieronder, een schadevergoeding verschuldigd zijn aan de andere partij gelijk aan het gemiddelde factuurbedrag op weekbasis, vermenigvuldigd met de (resterende) duur van de opzeggingstermijn.

Diensten en uitvoering

De onderneming levert zowel:

– Administratieve ondersteuning (o.a. loonverwerking, boekhoudkundige input, organisatie van evenementen en algemene administratieve diensten)

– Technische diensten (plaatsing, onderhoud en herstellingen van warmtepompen, airconditioning en koelinstallaties). Alle verbintenissen zijn middelenverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Uitvoeringstermijnen zijn indicatief

Uitvoeringstermijnen zijn indicatief, tenzij anders afgesproken.

Uitvoering als zelfstandig dienstverlener

SO Office & Energy verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. SO Office & Energy kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen of overtredingen die zouden begaan zijn voor haar tussenkomst.

Als zelfstandig dienstverlener is SO Office & Energy volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten.

SO Office & Energy zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen. SO Office & Energy is geen werknemer van de klant, maar SO Office & Energy zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de klant respecteren.

Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen SO Office & Energy en de klant, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen SO Office & Energy en de klant.

SO Office & Energy zal de huisregels van de klant, in het bijzonder doch niet uitsluitend de regels betrekking hebbend op de veiligheidsvoorschriften en welzijn op het werk, strikt naleven.

Bijzondere bepalingen met betrekking tot de uitvoering

Binnen het kader van de opdracht biedt SO Office & Energy advies om het proces optimaal te laten verlopen. SO Office & Energy denkt mee over het algemene administratief-operationeel-technische proces, ondersteunt de klant in de zoektocht van te gebruiken tools (bv. mogelijkheden tot connectie met bestaande toepassingen), verdiept zich in hoe de gekozen digitale tools ingezet kunnen worden om de administratie te automatiseren en te optimaliseren, geeft verbeterpunten aan, helpt desgevallend mee implementeren en helpt zo nodig zoeken naar oplossingen bij (technische) problemen die opduiken tijdens het opzetten of aanpassen van het administratief-operationeel-technische proces. Dit alles wel naargelang de besproken opdracht, die desgevallend enkel deelaspecten van bovenstaande opsomming kan bevatten.

Ook het aankopen van tools of aangaan van abonnementen vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant. Advies is steeds geldig op het moment van het geven van het advies aangezien technische tools continue veranderen. Ook raadt SO Office & Energy de tools aan gelet op de functionaliteiten ervan.

Het is aan de klant om indien gewenst extern juridisch of tax advies in te winnen bv. aangaande GDPR compliance van een bepaalde tool. Tenzij uitdrukkelijk aangegeven in de offerte omvatten de activiteiten van SO Office & Energy geen juridisch of fiscaal advies.

Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, kan SO Office & Energy de klant niet verbinden.

De werkzaamheden van SO Office & Energy gebeuren zowel op afstand als in de gebouwen naar de klant, naargelang de verdere afspraken tussen partijen bepaald op basis van de beide agenda’s en beschikbaarheden.

Het is SO Office & Energy toegestaan om gegevens van betrokkenen te aggregeren, al dan niet samen met deze van medewerkers van andere klanten, te bekijken, te analyseren en op te slaan en gebruiken voor smart analytics-doeleinden, al dan niet vanuit commercieel oogpunt. Hiervoor krijgt SO Office & Energy vanwege de klant een niet-exclusief, overdraagbaar, onbeperkt in tijd, wereldwijd, licentieerbaar recht om de data van de te gebruiken voor bovenvermelde aggregatie. SO Office & Energy garandeert dat het gebruik van de gegevens van de klant door SO Office & Energy na de opdracht strikt beperkt is tot dit doeleinde en dat dit gebruik onderworpen is aan passende beveiligings- en privacymaatregelen.

Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven wordt één werkdag verondersteld te bestaan uit 8u.

Samenwerking met derden

SO Office & Energy kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de klant nodig is. SO Office & Energy kan de uitvoerder van de opdracht steeds wijzigen.

Vertrouwelijkheid

Partijen respecteren de principiële vertrouwelijkheid van de informatie die als vertrouwelijk werd bestempeld of redelijkerwijze als vertrouwelijk moet worden beschouwd en partijen zullen de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. In het kader van de uitvoering van de diensten kan de informatie met derden gedeeld worden.

Onder vertrouwelijke informatie wordt niet begrepen:

(a) informatie die op het ogenblik van bekendmaking tot het publiek domein behoort of die later in het publiek domein komt anders dan door een fout of handeling van de ontvangende partij;

(b) informatie die bekend is of bekend wordt bij de ontvangende partij door haar eigen onafhankelijke bronnen zoals blijkt uit de schriftelijke stukken van de ontvangende partij;

(c) informatie waarover de ontvangende partij of haar vertegenwoordigers rechtmatig beschikt vóór de bekendmaking ervan door de Opdrachtgever zoals blijkt uit de schriftelijke stukken van de ontvangende partij;

(d) informatie die de ontvangende partij op een rechtmatige wijze verkreeg van een derde partij die niet onderworpen is aan een geheimhoudingsverplichting ten aanzien van de Opdrachtgever.

Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan.

Medewerking van de klant

Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen verwacht SO Office & Energy van de klant een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. SO Office & Energy kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de klant de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de klant. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie.

Ook is SO Office & Energy alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.

Onmiddellijke beëindiging, opschorting en overmacht

SO Office & Energy mag de overeenkomst op elk moment tijdelijk stopzetten of volledig beëindigen, zonder voorafgaande waarschuwing of vergoeding, als de samenwerking niet meer mogelijk is. Dit kan bijvoorbeeld wanneer de klant zijn verplichtingen niet nakomt en dit niet binnen 14 dagen na een schriftelijke verwittiging rechtzet, wanneer de klant de integriteit of aansprakelijkheid van SO Office & Energy in gevaar brengt, of bij situaties zoals faillissement, betalingsproblemen of andere tekenen van insolvabiliteit.

Daarnaast kan SO Office & Energy haar verplichtingen opschorten of de overeenkomst beëindigen in geval van overmacht. Dit zijn onvoorziene omstandigheden buiten haar wil die de uitvoering moeilijk of onmogelijk maken, zoals technische storingen, problemen bij leveranciers, stakingen, ziekte, ongevallen, brand, natuurrampen, verkeersproblemen of overheidsmaatregelen.

In geval van opschorting of beëindiging wordt de klant hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht (ook per e-mail). Bij beëindiging worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar, ook als ze nog niet vervallen zijn, en vervallen eventuele betalingsvoorwaarden.

SO Office & Energy is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen door overmacht, en de klant heeft in dat geval geen recht op schadevergoeding. Indien de overeenkomst wordt beëindigd door een fout van de klant, moet de klant de reeds gepresteerde uren en gemaakte kosten vergoeden, met een minimum van 20% van de afgesproken prijs (voor opdrachten van 6 maanden of minder), tenzij een hogere schade kan worden bewezen.

Intellectuele eigendom

Er worden aan de klant geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen. SO Office & Energy zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, op alle door haar opgemaakte documenten, foto’s, afbeeldingen, teksten, behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de klant kosten werden in rekening gebracht. Noch worden licenties overgedragen.

De klant aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen.

Zonder uitdrukkelijke toestemming van SO Office & Energy kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt.

Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. De klant is verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.

In geval de klant zelf materiaal aanreikt, garandeert de klant dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij SO Office & Energy hiervoor zal vrijwaren.

SO Office & Energy behoudt zich het recht voor de naar de klant doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, en dit zoals nader besproken met de klant.

Eigendomsvoorbehoud

Alle geleverde goederen (waaronder installaties, toestellen en onderdelen) blijven eigendom van de onderneming tot op het ogenblik van de volledige betaling van alle verschuldigde bedragen in hoofde van de klant, met inbegrip van de hoofdsom, kosten, interesten en eventuele schadevergoedingen.

De eigendomsoverdracht gebeurt derhalve pas na volledige betaling. Het risico van verlies, beschadiging of vernietiging van de goederen gaat evenwel over op de klant vanaf het moment dat de goederen aan hem ter beschikking worden gesteld, zelfs indien het transport door de onderneming wordt georganiseerd overeenkomstig DDP (Incoterms® 2010), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Betalingen

Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO, vermeld exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten.

Onder bijkomende kosten vallen onder meer verplaatsingskosten. De kilometervergoeding bepaald in de offerte zal worden aangerekend van de maatschappelijke zetel van SO Office & Energy naar de plaats van uitvoering en terug.

SO Office & Energy behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.

Er wordt gefactureerd overeenkomstig het bepaalde in de offerte.

De vergoeding zal jaarlijks op 1 januari volgens deze formule aangepast worden:

p = P * [ 0,8 * (i / I) + (0,2) ]

« p » staat voor de herziene vergoeding
« P » staat voor de oorspronkelijke vergoeding
« i » staat voor de waarde van de index I op het moment van de herziening
« I » staat voor de waarde van de index I van de maand voor het afsluiten van de overeenkomst

De index I is de loonindex van PC 200.

De vergoeding kan geenszins naar beneden geïndexeerd worden.

De facturen van SO Office & Energy zijn integraal betaalbaar op de zetel van SO Office & Energy via het rekeningnummer van SO Office & Energy vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de vijftien (15) dagen na de factuurdatum tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Betwistingen

Facturen kunnen enkel schriftelijk per e-mail worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de zeven (7) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien SO Office & Energy geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorgemelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de klant. In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.

Laattijdige betaling

Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de interestvoet betalingsachterstand handelstransacties. Onverminderd het voorgaande behoudt SO Office & Energy zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van de onbetaalde bedragen, met een absoluut minimum van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade. Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden.

Schorsing van prestaties

Bij niet-betaling behoudt de onderneming zich het recht voor om verdere prestaties en/of levering op te schorten tot volledige betaling is ontvangen.

Aansprakelijkheid

Behoudens in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout, is de onderneming enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van haar fout. De onderneming is niet aansprakelijk voor enige indirecte, immateriële of gevolgschade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot winstderving, omzetverlies, inkomstenderving, productiebeperkingen, administratieve of personeelskosten, verhoging van algemene kosten, verlies van cliënteel of vorderingen van derden. De totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van de onderneming is in elk geval beperkt tot het factuurbedrag van de betrokken opdracht. Voor zover de onderneming bij de uitvoering van haar verbintenissen afhankelijk is van de medewerking, diensten of leveringen van derden, is zij niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit hun fout, behoudens in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout in hoofde van de onderneming zelf. Met betrekking tot technische installaties is de klant verantwoordelijk voor het correct gebruik en onderhoud van de geleverde goederen en installaties, conform de verstrekte instructies. De onderneming kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade voortvloeiend uit foutief gebruik, gebrekkig onderhoud of ongeoorloofde tussenkomst door derden.

Garantie en klachten

Klachten met betrekking tot technische installaties dienen door de klant schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld binnen een redelijke termijn na vaststelling van het gebrek, en uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na ontdekking ervan. De melding dient een duidelijke omschrijving van het probleem te bevatten, evenals, indien mogelijk, ondersteunend bewijs. Bij gebrek aan tijdige en voldoende gemotiveerde melding wordt de klacht als onontvankelijk beschouwd. Het indienen van een klacht ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen. Garantie geldt enkel indien installaties correct gebruikt en onderhouden worden en vervalt bij foutief gebruik of tussenkomst door derden.

Slotbepalingen

De klant kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van SO Office & Energy. De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de klant en SO Office & Energy, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.

Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij. Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van de onderneming bevoegd.